連結式ハンコで業務効率化

ハンコを押す作業は、地味なのに意外に疲れますよね。デジタル化が進んだとはいえ、書類にサインや押印をしなければならないことは未だに多いでしょうし、ダイレクトメールや案内状に何も考えずひたすらハンコを押すのはうんざりしてしまうものです。

今回は、連結式ハンコの使いどころやメリットを、私の普段の業務で使うことになったきっかけとともにご紹介します。

連結式ハンコとは

連結式ハンコとは、縦あるいは横に繋げて押印の出来るハンコのことです。例えば、会社名・住所・電話番号・部署・氏名などをそれぞれ別のひとつずつのハンコとして作り、必要に応じて順番を並び替えて押します。

それぞれのハンコに凹凸があり、上下左右を他の連結式ハンコと合わせてカチッと繋げることで、ひとつのハンコのように一度に押すことができます。

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連結式ハンコの使いどころとは

連結式ハンコは、個人よりも企業で使われることが多いです。契約書やダイレクトメールに会社名や担当名、電話番号を記載する際に誤りがないようにするためと、手書きよりも時間の短縮になるからです。ハンコはスタンプ台でインクを付けて押すものと、事前にインクを充てんしておくものがあります。

私の部署では営業担当が個人のお客様に向けて週に100枚程度ダイレクトメールを送ります。担当営業マンによってお客様の人数や営業方法が違うため、多い人は500枚送ることになります。ダイレクトメール用のハガキは本社から支店あてに1000枚送られてきますが、支店名や担当営業マンの氏名は入っていません。

そのため、ハガキに1枚1枚、会社名と支店名と担当営業マンの氏名と電話番号を記載する必要があります。たとえ100枚でも、手書きで記載するのを想像するだけでぞっとしますよね。

だからといって、会社名と支店名と氏名と電話番号が分かれたハンコだと、1枚につき4回押さなければいけないので、4000回押印することになります。途方もない回数ですね。そういったときに役に立つのが、連結式のハンコです。

連結式ハンコのメリットとデメリットとは

連結式ハンコのメリットとしては、たくさんの情報を一度に押せることと、どの書類にも対応できることでしょう。一度の押印で必要な情報がすべて載せられればそれだけで時間の短縮になりますし、手の疲れも減りますよね。

書類によっては住所や会社名を記載する位置が逆だったり電話番号が不要な場合もあるでしょうが、ハンコの順序を入れ替えれば良いので、一行ずつ押印する手間は要りません。また、例えば社内の「部署」と「役職」と「氏名」を別々に作っておけば、本人が別部署に移っても役職が変わっても新たにハンコを作る必要がありません。

ハンコは大きさによって費用が変わってくるので、社員ごとにすべての情報が載ったハンコを作ると莫大な費用がかかってしまいますが、カテゴリごとにハンコを作っておけば1つずつの費用は小さく済み、経費の削減になります。

デメリットとしては、どのハンコにも言えることですが、文字の大きさが変えられないことです。文字やハンコ自体が大きすぎて書類の捺印箇所である四角い枠の中に入りきらずはみ出してしまう場合や、枠に比べて小さすぎてしまうかもしれません。

はみ出しているとだらしない印象になりますし、小さすぎても貧相に見えるので、お客様に良い印象が与えられません。これを防ぐためには、ハンコを利用したい書類の捺印箇所の大きさ・長さをあらかじめ測って、ハンコを用意しておく必要があります。

連結式ハンコを使うきっかけ

私の部署では2年前まで、社名と支店名が入った社印と、個人名が入った社員印を分けて使っていました。ダイレクトメールの話に戻りますが、事務員である私が店のダイレクトメールすべてである1000枚に社印を押し、それぞれ営業担当ごとに分けて、営業担当は自分の社員印を押して完成といった具合です。

この時点で二度手間なのは明らかですね。ハガキのダイレクトメールならば、レーザープリンターで会社名と担当営業マンの氏名を印刷すればいいじゃないか、と思う方もいるかもしれません。支店にはレーザープリンターとドットプリンターがあり、うまく印刷箇所を設定できれば一気に支店名や営業担当名が印刷できるので、ハンコを押す手間はなくなります。

実際に私も入社当初にそう進言したのですが、営業担当から思いがけない理由を聞きました。「印刷は綺麗だけど愛や情熱が伝わりづらく、お客様は自分が軽んじられていると感じるんだ。そうなるとハガキの内容がどれほど良くても、読んでもらえない。だから本当は手書きで全て書いた方が良いけれど、それでは時間が足らずダイレクトメールを送りたい人全員に送れない。ちょうど良いのがハンコ。少なくとも自分のために努力してくれたんだと感じて、ハガキの内容を読んでくれるんだよ。」

なるほどと思い、それならば尚更ハンコを押す作業を楽にする方法を考えなければとインターネットで調べると、上記のようなメリットから連結式ハンコが便利だと知りました。ダイレクトメールに限らず、お客様と交わす契約書や役所に届ける書類にも活用できるのもメリットが大きかったです。

社員ごと・書類ごとに別のハンコを作ろうとすると経費がかなりかかるため稟議書を切って本社に報告せねばなりませんが、最小限の費用で済むため支店で購入できるのも、連結式ハンコ導入のきっかけのひとつでした。

連結式ハンコはどこで買えるのか

連結式ハンコは町のハンコ屋で依頼することもできますが、ネット上で自分で作ることも出来ます。企業でよく使われるASKULや、Amazonや楽天の通販でハンコが購入できるのですが、自分でハンコの内容を編集するサービスがあります。

まずゴム印か木製か、充てん式かスタンプ式かを選び、ハンコの大きさを決めます。ハンコの大きさが価格と考えると良いでしょう。編集できる範囲は広く、1つのハンコの大きさで金額がきまるので、その中で行数や文字数が変わっても金額は変わりません。

ただし、連結式ハンコの良さは会社名や住所などの位置の入れ替えが出来ることですので、むやみに様々な情報を1つのハンコに入れるのはおすすめしません。連結式ハンコを購入できるサービス内に、「ご注文ありがとうございます」や「今後ともよろしくお願いします」など、よく使われる文言のハンコも売られています。

こちらもうまく活用すると業務の効率が大幅に上昇しますよ。


連結式ハンコに変えてからの業務

連結式ハンコに変えてから、何度も押印していたダイレクトメールの作業がかなり楽になりました。少なくとも、私一人の作業で完結するようになったのです。ダイレクトメールを作成する時間を、営業活動に充てられるようになった営業担当たちの成約の伸びは凄まじく、ある営業担当は1年の成約数が1.25倍になりました。

みなさんも、押印の業務に連結式ハンコを取り入れて、業務効率化からの業績アップに繋げてくださいね。

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