電子文書用のはんこやSNSのアイコンを自分で作成してみよう

業務の効率化のため、仕事で使う書類を印刷せずに、電子文書として利用する機会が増えてきました。その際に押印が必要になることがあります。前半では、電子印鑑の使い方と電子印鑑の作り方を、後半では、既存のアイコンではつまらないと思っている方のために、スマートフォンでオリジナルのアイコンを作る方法をご紹介します。

電子印鑑の利用法

電子文書用の電子印鑑はオンラインツールやフリーソフトで簡単に作ることができます。書類を印刷することなくメールやチャットで送信すれば、書類を送付する手間やコストの削減ができます。使い方は、電子印鑑を作成してパソコンに保存し、必要に応じて書類に挿入するだけです。

しかし、簡単に作成できる電子印鑑は電子的な三文判ということができ、誰がいつ押したのかまったくわからず、証拠能力が著しく欠落しています。そのため、公的な書類に押してもあまり意味がありません。現在は、タイムスタンプや電子署名をデータとして組み込んで電子印鑑の証拠力を高め、電子契約するのが一般的です。

仕事上では、印刷した紙の書類でも三文判が使えますから、通常の電子印鑑を社内の書類に使うなら問題はありません。

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電子印鑑は必要なのか

先ほど、三文判という言葉を使いましたが、三文判は実印や銀行印として登録すれば信頼度の高い印鑑になりえます。登録しなければ認印です。その名前の通り、確認した、承認したという「しるし」に過ぎません。実のところ、法的に印鑑を必要とするのは、法的機関に提出するごく一部の書類のみです。

他の多くの書類に印鑑を押しているのは「はんこが押してある方が何となく信頼感がある」、という印象の問題です。印鑑を押すこと自体には、大抵の場合、法的な効力はありません。印鑑でも電子印鑑でも、これは同じです。

電子印鑑についていえば、電子印鑑が必要か否か、もしくは認められているか否かは、それぞれの企業のルール次第です。電子印鑑を使う際には、相手に確認をとりましょう。

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オンラインツールやフリーソフトで電子印鑑を作る

それでも職場で必要ならば、電子印鑑を作らなければなりません。これからご説明するのは、いわば電子印鑑の認印の作り方です。#Web認印「Web認印」は、オンラインでページを開くだけですぐに使える利便性の高いツールです。

印鑑の背景は透過されていないので、必要なら自分で処理する必要があります。

作成できる苗字は1万件で、珍しい苗字には対応していません。デザインは1種類です。#ExcelやWordのアートワード機能「アートワード」は、ExcelやWordに最初から搭載されている機能です。ExcelやWordが使える環境にあれば、他のソフトを使うことなく電子印鑑を作成できますが、手間がかかり見た目もあまりよくありません。

#エクセル電子印鑑「エクセル電子印鑑」はExcel用のアドインです。「エクセル電子印鑑」のページから無料でダウンロードできます。インストールすると、「Excel」の右クリックのメニューに「エクセル電子印鑑」が表示されます。

テンプレートが用意されているほか、自分で作成することもでき、角印や日付け入りの印鑑も作ることができます。場合によっては「Excel」の動作に影響を与えるため、問題があれば他のソフトを利用しましょう。#日本郵政グループの手作りハンコ作成ツール

郵便局のサイトで使える「手作りハンコ作成ツール」は、年賀状を作成するためのツールです。スマートフォンのみに対応しています。画像からの作成とテキストからの作成ができますが、もともと年賀状用なので字体が仕事用として合わない場合があります。

その他の方法で電子印鑑を作る

書類に押しているのと同じ電子印鑑を作りたいときには、使っている印鑑を紙に押して印影をスキャナーで取り込んで作成しましょう。Windowsなら「ペイント」と「Excel」を使って作成できます。この場合、背景色の透過の設定が必要になります。

Macなら「Keynote」を使うと簡単に透過の設定もできます。外部からデータを取り込んでいるため、フリーソフトやオンラインツールで作成するよりも多少の手間や技術が必要です。

有料のソフトを使うなら「パソコン決済」がおすすめです。ハンコの代名詞ともいえるシャチハタ株式会社が提供しています。このソフトで作成した電子印鑑にはシリアル番号が振られ、個人認証もできるので自分が押したことの証明になり、証拠能力が上がります。

また、悪用防止の措置もとられているので、大手の企業も採用しています。

アイコンを設定しよう

スマートフォンの普及で、多くの人がSNSを利用するようになりました。LINEやTwitterなどのアカウントを作るとき、プロフィールの登録でアイコンの設定を求められます。大抵はファイルに入っている自分の顔やペットなどの写真を使います。

絵が得意なら、自分で描いたイラストをアイコンにするのもよい方法です。自分でイラストを描けば、著作権の問題もクリアします。もう少しおしゃれなアイコンを作りたいなら、アイコン作成アプリが便利です。

たくさんの無料で使えるアプリがあるので、自分の目的に合わせて選べばお気に入りのアイコンを作ることができます。アイコンの設定は必須ではありませんが、アイコンを設定することでサイトを訪れる人たちに親近感を持ってもらったり、覚えてもらいやすくなります。

SNSとブログのアイコンを同じものにすることで連続性が生まれ、SNSからブログを訪れてくれる人も増えます。

アイコン作成アプリの選び方

アイコン作成アプリを使えば、アイコンに顔写真をそのまま使うのに抵抗がある人でも写真を加工して使うことができます。一味違ったアイコンを使いたい方にもピッタリです。無料で使えるアプリはたくさんありますが、まず、自分の持っているデバイスで動作が可能かどうかの確認が必要です。

パソコン用なのかスマホ用なのかを確認したら、OSも調べます。OS(オペレーティングシステム)はアプリケーションソフトを動かすためのソフトですが、OSが異なるとアプリが動作しません。AndroidならAndroidOS、iPhoneならiOSで使えるソフトをダウンロードしましょう。

どんなものに対応したアイコンを作ることができるのかも重要です。使いたいSNSのアイコンや壁紙など、設定したい場所に合ったアイコンが作成できるかをチェックします。写真を加工してオリジナリティーを出したいなら写真の加工がしやすいアプリを、自分でデザインするのが苦手ならテンプレートが多いアプリを選ぶとアイコン作成の負担が軽減します。

簡単に作れる電子印鑑とアイコン

本来は必要のない認印ですが、ハンコを押すという慣習が残っている限り電子文書にも印鑑が必要なようです。特にこだわりがなければ、オンラインツールやフリーソフトを使って簡単に作ることができます。アイコンの作成もフリーソフトを使えば簡単です。

オリジナルのアイコンを使ってサイト同士の統一感を出したり、サイトにフィットしたアイコンを使うことでユーザーが増える可能性もあります。