新社会人が知っておきたいビジネスマナー!書類に捺すハンコには順番があった!

ハンコと言えば、指定された場所に捺せば間違いはないと思っている人も少なくありません。しかし、会社の書類などで捺印する欄が複数あった場合、どこに捺すべきか分からないとマナー違反になってしまう可能性もあります。

ハンコを捺すには正しい順番があるとまずは知っておきましょう。このコラムでは、ハンコの順番や捺し方のマナーなどについて分かりやすく紹介します。

連結式ハンコで業務効率化

捺印欄のどこにハンコを捺す?間違えると常識知らずになってしまうかも!

横書きの書類に自分と上司のハンコを捺印しなければならない場合、捺印する2つの欄へどの順番で捺すのが正しいかは、社会人として知っておくべきマナーです。日本の会社では昔から、書類を作成した人物のハンコを右端に捺すのが風習となっています。

加えて、役職が高い人物のハンコは左側に捺すのが正しいです。マナーを知らずに左側の欄へ捺印してしまうと、上司から怒られてしまいますので、新社会人などは間違えないように、きちんと覚えておいてください。捺印する欄が複数ある場合もよくありますが、慌てずに自分の役職がどの地位にあるのかを確認しましょう。

捺印する人の中で自分が一番下の役職であれば、一番右の欄に自分のハンコを捺せば正しいです。横に捺印欄が複数並んでいると、つい一番左側の欄から自分のハンコを捺してしまいたくなるかもしれませんが、価値が高い書類ほど捺印欄が多くなるのが一般的ですので、間違いは避けるべきです。

仕上がった書類のチェックは部下から上役へと順番に行われます。時には上司に訂正を指示されながら正しい書類に仕上げて、最終的に社長が見るものです。ハンコの順番を間違えるのは常識知らずになってしまいますので、特に捺印欄が多くある書類作成時には十分気を付けましょう。

縦書き書類は下から順番に捺印が鉄則!書類作成時は上司の役職を把握するのも大切

縦書き書類にハンコを捺す場合は、横書きとは異なり捺す順番を間違えにくいかもしれません。なぜなら、縦書き書類の捺印欄は縦に並んでいるのが一般的だからです。上司のハンコよりも自分のハンコを上部の欄に捺したいと感じる人は少ないでしょう。

自分が一番低い立場なら捺印欄の一番下に捺せば良いです。しかし、役職名や役職の種類が多くあり過ぎて良く分からない場合もあるでしょう。例えばスーパーバイザーとシニアスーパーアドバイザーの役職があったら、どちらが上司なのかカタカナ表記のために判断できないかもしれません。

年長者がより高い役職と言う時代は去り、社長が一番若いケースも多々ありますから、外見から判断するのも難しいと言えます。決済印が多数必要な書類を作成する際には、事前にどの役職がどんな地位にあるのか調べておくのが良いでしょう。

回覧する順番を間違えたり、上司の誰かを抜いてしまったりすれば、トラブルが起きる可能性もあります。書類のチェックをする人数と役職については事前確認を何度も繰り返して行うべきです。

いい加減なハンコの捺し方はマナー違反!

ハンコを捺す順番だけでなく、マナーのある捺し方も学んでおくと良いでしょう。ハンコは名前が読めればどんな捺し方をしても良いと思う人もいるかもしれませんが、書類とは何らかの効力を持つものですから、ハンコを綺麗に捺すのは当然です。

かすれて名前が見えない、朱肉の汚れがたくさん付着している、逆さまに捺してしまったなどは、みっともない捺し方と言えますし、場合によっては修正が必要になるでしょう。特に会社の書類などでは配慮しながらハンコを捺すようにしてください。

入社したら自社の慣例をチェック!ハンコのマナーは企業によって違う場合も

実は真っ直ぐにハンコを捺すより、やや左斜めに傾けて捺印する方がマナーとしてより良いとする企業もあると知っておきましょう。金融系などでは広く知られたビジネスマナーだと言われている決済印の捺し方です。横書きの書類に複数の捺印欄が並んでいて決済印が左斜めに傾いていると、右から順番に部下が上司へ順番にお辞儀しているように見えるからだと言われています。

当然ながら一番左端の捺印欄にハンコを捺す際は、一番偉い役職のため傾ける必要はありません。このビジネスマナーは、実際の書類にハンコを捺印する時だけでなく、最近では電子書類にも取り入れられているケースも少なくありません。

電子印鑑の左斜めに傾ける機能を積極的に使用する企業もあるとされています。ただし、決済印をお辞儀させて見せるハンコの捺し方については、さまざまな意見や印象があるようです。

ビジネスマナーとして扱っていない企業もありますので、入社したら勤務する企業の慣例になっているかどうかを確認するようにしてください。また、社外では真っ直ぐにハンコを捺すようにするのも大切です。真っ直ぐにハンコを捺すことで、だらしない、雑、などのネガティブなイメージを持たれにくくなりますし、左斜めに捺印する慣例がない企業で自社のマナーを主張しても意味がないからです。

法的能力の有無はハンコの種類ではなく捺印やサインの仕方がポイント!

会社で使われるハンコや印鑑にはいろいろな種類があります。起業時に法務局へ届け出る会社実印や手形などを振り出す時に必要な銀行印、各書類の承認や意思確認のために日常的な使われ方をする社印、会社名や会社の住所や電話番号などを印影にするスタンプなどです。

それぞれが大切な役割を持っていますが、ハンコや印鑑の種類で証拠能力に法的効力の差はありません。しかし、捺印の仕方などで証拠能力に差が出るので契約書などにハンコを捺す時には気を付けるようにしましょう。法的な効力が強くなる順番は、ゴム印のみ捺す、署名だけする、署名捺印です。

ゴム印を捺すだけの状態は記名と呼ばれ、法的効力が低いことを指します。署名では本人の筆跡鑑定が可能なため証拠能力が高まり、更に捺印も加わると更に高い効力を持つと覚えておきましょう。三文判などの安価なハンコでも、実印のような高価な印鑑でも、契約書へ捺印すれば契約が成立しますし、ハンコを使わなくてもサインするだけで契約したと言う証拠になるので、書類へ捺印・署名する際や、誰かにしてもらう際は、書類の内容をよく確認するようにしましょう。

ハンコのビジネスマナーで恥をかかないために

社会人として基本的なビジネスマナーを知っておくのは当然のことです。中でもハンコの順番を間違えるのは、上役へ失礼になりますし、書類として成り立ちません。書類作成時に捺印する場合には、横書きなら右側から順番に、縦書きなら下から順番にとしっかり覚えておきましょう。

役職の種類や、どのような立場なのかなども知っておくのも大切です。