デジタルはんこに関して、普及率が高まっている要因や使用するメリットなどを解説

現在、デジタルはんこに興味関心を持っている人もいるのではないでしょうか。しかし、デジタルはんこについてあまり詳しくなく、安心してつかえるのか疑問に感じている人もいるかもしれません。そこで今回はデジタルはんこに関して、利用者が増えている要因や使用するメリットなどについて詳しく紹介します。

デジタルはんこの使用を検討している方は参考にしてみて下さい。

様々な要因が重なってデジタルはんこが普及している!

デジタルはんことは一言でいうと「パソコン上で使用できる印鑑」であり、従来の紙媒体にはんこを押すという行為を電子化して、電子文書に直接捺印する事ができます。ExcelやWordなどで作成した文書も紙にプリントする事なくパソコンで操作し、画面上で押印できるようになります。

デジタルはんこは近年、普及率が高まっている傾向にあると言えます。その背景にあると言われているのが、企業などを中心に紙書類の削減に積極的に取り組んでおり、ペーパーレス化への動きが加速しているという事です。

従来はパソコンで作成した電子文書を紙にプリントアウトして、そこで初めてはんこが押せるというのが当たり前でした。現在でも紙書類への押印は一般的となっていますが、ペーパーレス化への動きは徐々に広がりを見せています。

またデジタルはんこが普及している要因として挙げられるのが、リモートワークや変則勤務の増加です。働き方改革が企業の間で浸透してきた事で、会社に行かずに自宅で業務をしたり、午後から出社するなど変則的な勤務時間で働く人が増えています。

そのため、押印が必須となっている紙書類は職場によっては仕事の効率に影響を及ぼす可能性があります。一方、電子はんこが使用できるようになれば、場所や時間に縛られる事なくいつどこでも押印できます。

さらにスマホやタブレット、パソコンといったデジタルデバイスが普及してきた事も電子はんこにとっては追い風になっていると言えます。今はほとんどの人がスマホやタブレット、パソコンのいずれかを所有している事は珍しくない世の中になっています。

また仕事においては紙を一切使用せず、全ての作業をデジタルデバイス上で行っているケースも珍しくありません。デジタルはんこが将来的には従来のはんこと入れ替わって主流になるという見方をしている人もいます。

電子文書用のはんこやSNSのアイコンを自分で作成してみよう

デジタルはんこの使用で仕事の効率向上や紙書類の管理の負担軽減が期待できる

デジタルはんこのメリットの一つに挙げられるのが、仕事の効率向上が期待できるという点です。デジタルはんこであれば、紙に印刷しなくてもパソコンから承認や決済ができるようになるので、印刷してプリンターまで書類を取りに行くという手間がなくなります。

また電子文書にデジタルはんこを使用すれば押印後にそのまま次に人にメールなどで送付するという事が可能になります。デジタルはんこを採用すれば業務のスピーディ化が期待できると言えます。また書類の保管・管理の負担が軽減できるのもデジタルはんこのメリットとなっています。

紙書類の場合、普段から整理整頓をしていないと過去の書類を見たい時に書類が膨大になっているほど、目的の書類を探すだけでも時間を要してしまう可能性があります。一方、デジタルはんこを使用すれば保管や管理はパソコン上でできるようになるため、見たい書類もすぐに検索して見つける事が可能です。

さらに紙の書類が発生しなくなるので、書類を保管するスペースを確保する必要がなくなるという利点もあります。

コスト削減が可能な点もデジタルはんこのメリット!

他にもデジタルはんこのメリットと言えるのが、コストの削減に繋がるという事です。文書を紙に印刷する場合、紙代やインク代といった費用がどうしてもかかってきてしまいます。しかしデジタルはんこを採用すればそれらのコストは削減できるようになります。

紙書類の使用率が高いほどデジタルはんこに切り替えれば、コスト削減の効果は高くなると言えるでしょう。

デジタルはんこを導入する際の注意点

デジタルはんこを導入する際、注意しておくべきポイントとしてあるのが、取引先との同意が必要になってくるという事です。デジタルはんこの普及率は高まっていますが、それでもまだデジタルはんこを使用していない企業は多くあると言えます。

そのため取引先がデジタルはんこの使用に難色を示せば、契約書などを交わす際には、紙の文書にはんこを押印するという事になります。同意がないままに、デジタルはんこの導入を進めてしまうと取引先とのトラブルになる可能性もあります。

トラブルを未然に防ぐという意味でも取引先の同意を得る事は忘れずに行いましょう。

新社会人が知っておきたいビジネスマナー!書類に捺すハンコには順番があった!

デジタルはんこを作成する方法

デジタルはんこを作成する方法の一つとしてあるのが、紙に押印したはんこの印影をスキャンして読み込むというやり方です。比較的オリジナリティのあるはんこが作れる点がメリットと言えます。しかし、画像データから印鑑を複製して不正に使用される可能性もあるので、その点は注意する必要があるでしょう。

また最も簡単に作成できると言われているのがWordやExcelなどのOfficeツールを使用する方法です。使用する文字を入力し、図形ツールを使って円などで囲うだけの作業で作成できます。ただ、ツール内にあるフォントは自由に使用できるため、誰でも全く同じはんこを作成できるという可能性があります。

そのため、本人証明としての効力が弱いとも言われています。もう一つデジタルはんこを作成する方法としては、デジタルはんこを作成している専門業者に依頼するという事です。この方法の最大のメリットと言えるのが、しっかりとしたセキュリティ対策を講じてくれるという点です。

業者によってサービス内容は異なりますが、印影データに所有者の基本情報や押印した時間を記録してくれるなどのサービスが付いています。つまり押印した時間や誰が印鑑を押したかといった履歴を残してくれます。仕事でデジタルはんこを使用するのであれば、不正使用や偽造などを未然に防いでくれる機能が備わっているものを利用するのが最も良いと言えるでしょう。

デジタルはんこが当たり前になる時代が来る!

デジタルはんこについて様々な情報を紹介してきましたが、デジタルはんこは業務の効率向上やコスト削減が期待できるなど多くのメリットがあります。在宅ワークが増加しているなどの理由で普及率も上がっているため今後も利用する人は増えていき、将来的にはデジタルはんこの使用が当たり前になる時が来る事はほぼ間違いないと言えるでしょう。